SISTEM AKUNTANSI AKTIVA TETAP

ada 2 macam aktiva; aktiva tetap dan aktiva lancar, untuk kali ini aku akan membahas tentang aktiva tetap

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Aktiva tetap mempunyai karakteristik yang berbeda dengan aktiva lancar. Aktiva lancar dikendalikan pada saat konsumsinya, sedangkan aktiva tetap dilaksanakan pada saat perencanaan perolehan aktiva tersebut. Hal ini disebabkan banyak pengeluaran-pengeluaran yang bersangkutan dengan aktiva tetap yang tidak bisa tidak harus dilakukan karena berupa committed costs. Pengendalian aktiva tetap dilakukan pada saat perencanaan perolehannya, sistem akuntansi tetap menyediakan mekanisme otorisasi sejak saat perencanaan sampai dengan saat pelaksanaan perolehan aktiva tetap

Definisi Aktiva Tetap

Aktiva Tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahhan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Karena kekayaan ini mempunyai wujud, seringkali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangiable fixest assets).

Karakteristik Transaksi Aktiva Tetap

Transaksi aktiva tetap memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah aktiva tetap relative sedikit dibandingkan dengan transaksi yang mengubah aktiva lancar, namun umumnya menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2. Pengendalian aktiva tetap dilaksanakan pada saat perencanan perolehan aktiva tetap, sehingga sistem otorisasi perolehan aktiva tetap ditetapkan pada saat perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan rencana perolehan aktiva tetap
3. Pengeluaran yang bersangkutan dengan aktiva tetap perlu dibedakan menjadi 2 macam: - pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) dan pengeluaran modal (capital Expenditure). Pengeluaran pendapatan dibebankan sebagai biaya pada periode akuntansi terjadinya, sedangkan pengeluaran modal diperlakukan sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap dan dibebankan sebagai biaya dalam periode akuntansi yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut.

Penggolongan Aktiva Tetap

Aktiva tetap dalam perusahaan manufaktur umumnya di golongkan sebagai berikut:

1. Tanah dan perbaikan tanah (land and land improvement)
2. Gedung dan perbaikan gedung (building and building improvement)
3. Mesin dan Equipment pabrik
4. Mebel
5. Kendaraan

Transaksi Yang Mengubah Aktiva Tetap

Transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok: 

1. Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap,
2. transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan.
3. transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.

Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva terdiri: transaksi perolehan, pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran penjualan.

Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari: depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pemakaian.

Transaksi Perolehan

Aktiva tetap perusahaan diperoleh melalui berbagai cara: pembelian, pembangunan, dan sumbangan.

Transaksi Pengeluaran Modal

Transaksi pengeluaran modal adalah transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap, yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun. Karena manfaat .pengeluaran modal lebih dari satu tahun, maka pada saat terjadinya, pengeluaran modal tersebut dicatat sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan, dan didepresiasi dalam tahun-tahun yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut.

Transaksi Depresiasi Aktiva Tetap

Secara periodic harga pokok aktiva tetap dialokasikan kedalam periode akuntansi yang menikmati jasa yang dihasilkan oleh aktiva tetap. Alokasi ini dikenal dengan istilah depresiasi aktiva tetap.

Transaksi Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap

Jika berdasarkan pertimbangan teknis atau ekonomis suatu aktiva tetap tidak lagi layak untuk di teruskan pemakainnya, manajemen dapat memutuskan untuk menghentikan pemakaian aktiva tetap yang bersangkutan. Karena aktiva tetapmemiliki rekening akumulasi depresiasi, yang merupakan rekening penilai (valuation Account) , maka penghentian pemakaian aktiva tetap dicatat.

Transaksi Reparasi dan Pemeliharaan Aktiva Tetap

Dalam masa pemanfaatan aktiva tetap, perusahaan melakukan pemeliharaan dan reparasi aktiva tetap untuk menjaga dan mempertahankan kondisi aktiva tetap agar lebih baik operasi. Bersdasrkan kebijakan akuntansi yang dirumuskan oleh manajemen perusahaan, pengeluaran untuk reparasi aktiva tetap di golongkan menjadi 2 golongan: pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan. Biaya reparasi mempunyai manfaat lebih dari satu tahun diperlakukan sebagai pengeluaran modal sehingga pengeluaran tersebut ditambahkan kedalam harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan.

Manajemen Aktiva Tetap

Aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimum selama taksiran umur ekonomisnya. Perlu dibentuk satu fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Wewenang yang dimiliki oleh bagian aktiva tetap adalah:

1. Menempatkan aktiva tetap ditangan fungsi pemakai aktiva tetap

2. Memberikan otorisasi pemindahan aktiva tetap dari satu fungsi ke fungsi lainnya.

3. memberikan otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap

4. Memberikan otorisasi pegeriman aktiva tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi

Struktur Kode Aktiva Tetap

Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktiva tetap di berbagai lokasi, untuk memudahkan identifikasi aktiva tetap, diperlukan kode yang mampu memberikan informasi lengkap mengenai aktiva tetap. Diantara informasi penting yang perlu dicerminkan dalam kode aktiva tetap adalah: golongan aktiva tetap, jenis aktiva tetap, lokasi, portability, tahun perolehan, fungsi yang bertanggung jawab dalam pemakaian aktiva tersebut.

DOKUMEN

Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah

1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization request).Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen puncak. Melalui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonominya.
2.  Surat Permintaan Reparasi (Authorization for Repair). Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukanya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. 
3. Surat Permintaan Transfer Aktifa Tetap. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4.  Surat Permintaan Penghenian Pemakaian Aktiva Tetap. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakain aktiva tetap.
5.  Surat Perintah Kerja (Work Order). Dokumen ini memiliki dua fungsi: sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dihentikan pemakainnya.
6.  Surat Order Pembelian. Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Untuk pembelian aktiva tetap yang melibatkan jumlah yang besar umumnya pemilihan pemasok dilakukan melalui proses tender terbuka.
7.  Laporan Penerimaan Barang. dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini dilakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8.  Faktur Dari Pemasok. Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli.
9.  Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
10.  Daftar Deprsiasi Aktiva Tetap. Daftar ini berisi jumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntasnsi tertentu. Dokumen ini merupakan dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu.
11.  Bukti Memorial. Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakain aktiva tetap, dan pengeluaran modal.

CATATAN AKUNTANSI

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah

1.      Kartu Aktiva Tetap

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.

2.      Jurnal Umum

Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.

3.      Register Kas Keluar

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.

FUNGSI YANG TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah:

• Fungsi Pemakait

Dalam sistem akuntansi aktiva tetap, fungsi pemakai bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti yang tercantum dalam anggaran investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham.

• Fungsi riset dan pengembangan

Fungsi ini bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi.

• Direktur yang bersangkutan

Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada dibawah wewenangnya.

• Direktur Utama

Pejabat ini memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.

• Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.

• Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok.

• Fungsi Aktiva Tetap

Fungsi ini bertanggung jawab atas pengolahan aktiva tetap perusahaan.

• Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas Keluar dan Bukti Memorial) untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan pentelenggaraan buku pembantu aktiva tetap.

JARINGAN SUB SISTEM

Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap adalah:

• Sistem pembelian aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk melaksanakan pencatatan harga pokok   aktiva tetap yang dipeoleh dari transaksi pembelian.
• Sistem perolehan aktiva tetap memulai pembangunan sendiri. Sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang dipeoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan.
• Sistem pengeluaran modal Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal.
• Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang dihentikan pemakainnya serta laba rugi yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. 
• Sistem transfer aktiva tetap. Sistem ini dirancang untuk mencatat transfer aktiva tetap dari satu pusat pertanggungjawaban yang lain.
• Sistem revaluasi aktiva tetap.
• Sistem akuntansi depresiasi aktiva tetap.Sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap.

PENJELASAN DAN UNSUR PENGENDALIAN INTERN

1. Organisasi. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap,untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakainnya fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap. Transaksi perolehan, penjualan dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen.Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem Otorisasi. Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham.Karena investasi dalam aktiva tetap umunya meliputi jumlah rupiah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka anggaran penggunaan investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.Surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan otorisasi reparasi, surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, dan surat transfer aktiva tetap diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan dan direktur utama.Setiap realisasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari direktur yang bearsangkutan sebelum disetujui pelaksanaanya oleh direktur utama perusahaan.Reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat otorisasi oleh direktur utama.Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepada departemen yang bersangkutan.Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan direktur utama. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang dikirim oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus medapat otorisasi oleh direktur utama.Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.Bukti memorial yang berisi persutujuan dilaksanakannya.

PROSEDUR PENCATATAN

1. Perubahan kartu aktiva tetap harus didasarkan pada bukti kas keluar atau bukti memorial, atau surat permintaan transfer aktiva tetap yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.Setiap pemutahiran data yang dicatat dalam kartu aktiva tetap harus dilkukan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri oleh dokumen pendukung yang sahih
2. Secara periodic dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap.Pengawasan intern yang baik masyarakat dalam kartu aktiva tetap secara periodic dicocokkan dengan aktiva tetap secara fisik.
3. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi.
4. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian.Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah penggunaan yang memadai.
5. Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal (capital expenditure) dengan Pengeluaran pendapatan (revenue expenditure).Kebijakan akuntansi tentang pembedaan pengeluaran modal dan pengeluaran penghasilan harus dinyatakan secara ekplisit dan tertulis untuk menjamin konsitensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut.

BAGAN ALIR DOKUMEN JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM AKUNTANSI AKTIVA TETAP.

Sistem pembelian Aktiva Tetap

Karena transaksi perolehan aktiva tetap berkaitan dengan anggaran modal, maka diperlukan otorisasi dari direksi. Transaksi pembelian aktiva tetap dimulai dengan permintaan otorisasi investasi dari pemakai aktiva tetap yang diajukan pada direksi. Direksi akan memberikan otorisasi investasi berdasarkan tersedianya anggaran modal untuk pembelian aktiva tetap yang diminta dan kondisi keuangan perusahaan .

Jika aktiva tetap yang dibeli memerlukan biaya pemasangan, fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja kepada fungsi bengkel untuk pelaksanaan pemasangan aktiva tetap tersebut. surat perintah kerja ini dipakai oleh fungsi akuntansi untuk mengumpulkan biaya pemasangan aktiva tetap. Oleh fungsi akuntansi, biaya pemasangan aktiva tetap diperlukan sebagai tambahan harga faktur aktiva tetap untuk menghitung harga pokok aktiva tetap yang dicantukmkan dalam kartu aktiva tetap.

Berdasarkan bukti kas keluar yang diterima dari bagian utang, bagian aktiva tetap membuat surat penempatan aktiva tetap. Bagian kartu aktiva tetap mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap kedalam kartu aktiva berdasarkan data yang direkam dalam bukti kas keluar.

Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui Pembangunan Sendiri.

Sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan. Work order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya kontruksi. Jika suatu aktiva tetap yang dibangun sendiri telah selesai, maka bukti memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja) dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum.

Dalam bagan aliran dokumen tersebut bagian yang melakukan aktiva tetap mengajukan surat permintaan otorisasi investasi kepada direktur utama untuk memperoleh otorisasi dilaksanakannya pembangunan aktiva tetap yang telah dicantumkan  dalam anggaran modal. Pelaksanaan pembangunan aktiva tetap diserahkan kepada bagian resparasi dan pemeliharaan. Berdasarkan otorisasi yang diberikan oleh direktur utama, bagian reparasi dan pemeliharaan melaksanakan pembangunan aktiva tetap dengan cara mengeluarkan surat perintah kerja.

Sistem Pengeluaran Modal

Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permitaan otorisasi reparasi dari menejemen puncak. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi reparasi dilakukan berdasarkan dokumen surat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk work order dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran modal untuk surat perintah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan.

Sistem Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap

Sistem ini dirancang untuk mencatat pengeluaran harga pokok dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang dihentikan pemakainnya serta laba rugi yang timbul sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan penghentian pemakaian aktiva tetap adalah bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen berupa surat permintaan penghentian dan transfer aktiva tetap.

Sistem Transfer Aktiva Tetap

Sistem ini dirancang untuk mencatat transfer aktiva tetap dari satu pusat pertanggungjawaban ke pusat pertanggungjawaban yang lain. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan transfer aktiva tetap adalah surat permintaan transfer aktiva tetap. Transfer aktiva tetap ini tidak mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan, namun hanya dicatat data lokasi baru aktiva tetap tersebut didalam kartu aktiva tetap.

Sistem Revaluasi Aktiva Tetap

Sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi revaluasi atau penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.

Sistem pencatatan Depresiasi Aktiva Tetap

Sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.